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Aviso de las prácticas de privacidad con base en la HIPAA de Color Health

1. ALCANCE Y ACTUALIZACIONES AL PRESENTE AVISO

El presente aviso de prácticas de privacidad con base en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) (“Aviso“) describe la forma en que Color Health, Inc. y sus filiales (en conjunto, “Color“, “nosotros“, “a nosotros” o “nuestro“) pueden hacer uso de y divulgar su información de salud protegida (protected health information, “PHI“) cada vez que actúe como entidad protegida conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (“HIPAA”) de 1996 y la forma en que se puede acceder a esta PHI. Lea este aviso con mucha atención.

Avisos complementarios. Es posible que Color proporcione más avisos de privacidad a las personas en el momento en que se recolecte su PHI. Estos avisos de privacidad adicionales pueden complementar o sustituir el presente Aviso.

Aviso en relación con la PHI del cliente. En algunos casos, es posible que nuestro cliente o socio (es decir, un empleador, organización de salud pública, institución educativa, laboratorio o profesional clínico) celebre un contrato por escrito con nosotros que establezca que nosotros actuemos como un asociado comercial y procesemos la información de salud confidencial a su nombre a través del uso de nuestros servicios (“PHI del cliente“). El presente Aviso no aplica a la PHI del cliente. Las políticas de privacidad respectivas de nuestros clientes rigen el uso y la divulgación de la PHI del cliente. Nuestro procesamiento de la PHI del cliente se rige mediante los contratos de asociación comercial celebrados con nuestros clientes y no mediante el presente Aviso. Cualquier pregunta o solicitud relacionada con la PHI del cliente debe dirigirse a nuestro cliente o socio.

Cambios a nuestro Aviso. Nos reservamos el derecho a cambiar los términos del presente Aviso, por lo que las modificaciones se aplicarán a toda la PHI que tenemos sobre usted. El nuevo Aviso estará disponible bajo solicitud en nuestra oficina y en nuestro sitio web.

2. USO Y DIVULGACIÓN DE LA PHI QUE NO NECESITA SU AUTORIZACIÓN

Color usa y divulga PHI de distintas maneras relacionadas con su tratamiento, pago de su cuidado y nuestras operaciones de atención médica. A continuación se presentan algunos ejemplos de las formas en que podemos usar y divulgar la PHI sin su autorización.

  1. Tratamiento

Podemos usar su PHI para brindarle tratamiento y compartirla con otros profesionales que lo están atendiendo. Por ejemplo, cuando un médico que lo atiende para una enfermedad le pregunta a otro médico sobre su condición de salud general. 

  1. Pago

Podemos usar y compartir su PHI para facturar y cobrar el pago de planes de salud u otras entidades. Por ejemplo, si facturamos su seguro de salud, proporcionamos su PHI a su plan de seguro de salud para que paguen por los servicios.

  1. Operaciones de atención médica

Podemos usar y compartir su PHI para administrar y respaldar nuestras actividades comerciales o las de otras organizaciones de atención médica (en la medida en que lo permite la ley), entre las que se encuentran los proveedores y los planes. Por ejemplo (y sin limitaciones), es posible que usemos su PHI para llevar a cabo análisis de calidad, agregar datos, hacer revisiones y mejoras a nuestros servicios y la atención que recibe, así como capacitaciones.

  1. Otros usos y divulgaciones

Es posible que usemos o divulguemos su PHI sin su autorización para fines legales y gubernamentales en los siguientes casos:

  • Exigencia de la ley: Compartiremos su información si nos lo exigen las leyes estatales o federales, incluido el Departamento de Salud y Servicios Humanos, para cumplir la ley federal de privacidad y conforme a las leyes de compensación para trabajadores.
  • Seguridad y salud pública: Informaremos a una autoridad o persona de salud pública autorizada para lo siguiente:
    • proteger la salud pública y la seguridad
    • prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades
    • informar estadísticas vitales, como nacimientos o defunciones
    • ayudar con el retiro de productos
    • investigar o rastrear problemas con medicamentos recetados o dispositivos médicos
  • Abuso o negligencia: Informaremos a las entidades gubernamentales autorizadas para recibir informes sobre abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Menores de edad: En general, los padres y tutores son los representantes legales de los pacientes menores de edad. Sin embargo, en algunos casos, como se estipula en las leyes estatales, los menores de edad pueden actuar de forma independiente y autorizar su propio tratamiento. En general, compartiremos la PHI de un paciente menor de edad con sus padres o tutores, a menos que el menor haya aceptado la atención él mismo (excepto en los casos donde sea necesario notificar a los padres según las leyes aplicables).
  • Agencias de supervisión: Informaremos a las agencias de vigilancia sanitaria para algunas actividades, como auditorías, examinaciones, investigaciones, inspecciones y otorgamiento de licencias.
  • Procesos legales: Informaremos durante cualquier proceso legal o en respuesta a una orden de un tribunal o agencia administrativa, a un citatorio, a una solicitud de presentación de pruebas, o para cualquier otro proceso legal.
  • Policía: Informaremos a cualquier oficial de policía en ciertos casos para cumplir la ley. A modo de ejemplo y sin limitaciones, las divulgaciones pueden hacerse para identificar o localizar a un sospechoso, un testigo o una persona desaparecida; para denunciar un delito; o para proporcionar información relativa a las víctimas de delitos.
  • Intercambios de información de salud: Es posible que participemos en intercambios de información de salud (health information exchange, “HIE“), por lo que podremos compartir electrónicamente su PHI para tratamientos, pagos y operaciones de atención médica con otros participantes de los HIE. Los HIE nos permiten a nosotros o a otros proveedores y organizaciones de salud compartir de forma eficiente y usar mejor la información necesaria para su tratamiento y otros fines legales. En algunos estados, la inclusión de su PHI en un HIE es voluntaria y está sujeta a que usted acepte o rechace esto. Si decide aceptar o no rechazar esto, podemos proporcionar su PHI de acuerdo con la ley aplicable a los HIE en los que participemos.
  • Información financiera: Es posible que le solicitemos información sobre sus ingresos u otra información financiera para determinar si tiene derecho a una exención por bajos ingresos para los servicios, cuando corresponda. Es posible que usemos esta información para fines operativos, publicidad (en los casos que lo permita la ley) y administrativos, así como para mejorar nuestros servicios.
  • Investigación: Nunca utilizaremos su PHI para llevar a cabo alguna investigación sin su consentimiento.  Es posible que usemos su PHI para determinar su elegibilidad en la investigación médica, clínica y de salud pública, así como para comunicarnos con usted y pedirle su consentimiento a fin de usar o compartir su PHI en una investigación.  No se le pagará por tal uso.   
  • Asuntos de los veteranos y seguridad nacional: En la medida en que lo requiera la ley, informaremos al Departamento de Asuntos de los Veteranos o en relación con la seguridad nacional. 
  • Instituciones correccionales: Si usted es o se convierte en un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un agente de policía, podemos divulgar a la institución o al agente de policía la información necesaria para que le brinden servicios médicos a usted, para conservar su salud y seguridad, la salud y seguridad de otras personas, y de la policía, en las instalaciones de la institución, así como para administrar y mantener la seguridad y el buen orden de la institución.

Asimismo, podemos utilizar o divulgar su PHI sin su autorización en las siguientes circunstancias diversas:

  • Comunicarnos con usted directamente: Es posible que usemos su PHI, como su correo electrónico o número de teléfono, para comunicarnos con usted. Por ejemplo, podemos utilizar esta información para enviarle recordatorios de citas y otras comunicaciones relacionadas con sus pruebas y tratamiento, o para informarle sobre alternativas de tratamiento, oportunidades de investigación u otros servicios o beneficios relacionados con la salud que puedan ser de su interés mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de texto.
  • Su cuenta de Color: Es posible que le demos acceso a cierta PHI, como información sobre las pruebas o el tratamiento, historial de citas y registros de medicamentos, disponibles mediante herramientas en línea, como el correo electrónico o su cuenta en línea de Color, o de las plataformas del proveedor.  Al contratar proveedores para procesar su PHI, Color cumple todas las regulaciones aplicables de la HIPAA.
  • Familiares y amigos: Informaremos a un familiar, un pariente, un amigo cercano o a cualquier otra persona que usted identifique y que esté directamente involucrada en su atención médica, en caso de que usted no esté presente o sea incapaz de tomar una decisión de atención médica por sí mismo y determinemos que la divulgación es lo mejor para usted. Asimismo, supondremos que podemos divulgar la PHI a cualquier persona a la que usted permita estar físicamente presente con usted cuando hablemos de su PHI durante esa conversación, a menos que nos indique lo contrario.
  • Descripción de servicios y alternativas: En los casos permitidos por las normas de publicidad de la HIPAA, la usaremos para comunicarle nuestros servicios, opciones o alternativas, así como beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan interesarle, o para describirle nuestros servicios.
  • Información sin identificación o agregada: Es posible que usemos su PHI para crear información sin identificación o agregada, como información demográfica, información acerca de la salud o el bienestar y otros tipos de análisis que podamos crear. La información sin identificación o agregada no se considera PHI, por lo que podemos usarla y divulgarla de distintas maneras, entre ellas, para fines de investigación, análisis interno, estadísticas, publicaciones, disposición de la información sin identificación o agregada para terceros y para cualquier otro fin legal permitido.
  • Médicos forenses, directores funerarios y donación de órganos: Informaremos a médicos forenses, directores funerarios y organizaciones de donación de órganos en la medida en que lo autorice la ley.
  • Ayuda en caso de desastres: Informaremos a una entidad pública o privada autorizada para fines de ayuda en caso de desastres. Por ejemplo, podríamos divulgar su PHI para ayudar a notificar a sus familiares sobre su ubicación o estado general.
  • Amenazas a la salud o a la seguridad: Para evitar una amenaza grave a la salud o a la seguridad de usted y de los demás.

3. USO Y DIVULGACIÓN DE LA PHI QUE NECESITA SU AUTORIZACIÓN

Salvo en las situaciones mencionadas en las secciones anteriores, utilizaremos y divulgaremos la PHI únicamente con su autorización por escrito. Es decir, no usaremos la PHI en los siguientes casos, a menos que nos otorgue su permiso por escrito:

  • Fines publicitarios, excepto lo que permita la HIPAA o la legislación aplicable (a modo de ejemplo, entre las comunicaciones de publicidad permitidas por la HIPAA sin autorización se encuentran las comunicaciones relativas a la atención médica, el tratamiento, o nuestros productos o servicios).
  • La mayoría de los intercambios de notas de sesiones de psicoterapia.

En algunas situaciones, las leyes federales y estatales otorgan protecciones especiales para tipos específicos de PHI, y requieren su autorización antes de que podamos divulgar esa PHI protegida de forma especial. En estos casos, cumpliremos las leyes estatales más estrictas relacionadas con dicho uso o divulgación. Si tiene alguna pregunta sobre estas leyes, comuníquese con Color, como se indica más adelante.

4. SUS DERECHOS

Conforme a la HIPAA, tiene derecho a lo siguiente:

  • Obtener una copia electrónica o física de su expediente médico 
    • Puede solicitar la consulta o una copia electrónica o física de su expediente médico y de otra PHI que tengamos sobre usted. Pregunte cómo hacerlo. 
    • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su PHI, por lo general dentro de un plazo de 30 días a partir de su solicitud. Es posible que cobremos una tarifa razonable con base en los costos.
  • Solicitarnos la corrección de su expediente médico
    • Puede solicitarnos corregir la PHI que considere incorrecta o incompleta. Pregunte cómo hacerlo.
    • Existe la posibilidad de que rechacemos su solicitud, pero le daremos a conocer los motivos por escrito en un plazo de 60 días tras su solicitud.
  • Solicitar comunicaciones confidenciales
    • Puede solicitarnos que las comunicaciones con usted sean de una forma específica (por ejemplo, a un teléfono particular o a la oficina) o que le enviemos correos a una dirección diferente.
  • Solicitar que limitemos lo que usamos o compartimos
    • Puede solicitarnos no usar o compartir cierta PHI para tratamientos, pagos o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar la solicitud, por lo que la podremos rechazar si se ve afectada su atención médica.
    • Si usted paga de su bolsillo y en su totalidad un servicio o elemento de atención médica, puede solicitarnos que no compartamos esa PHI para fines de pago o de nuestras operaciones con su seguro de salud. Aceptaremos, a menos que la ley nos exija compartir esa información.
  • Obtener una lista de las personas con las que se comparte su PHI
    • Puede solicitar una lista (global) de las veces que hemos compartido su PHI durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la hemos compartido y por qué.
    • Incluiremos todas las divulgaciones, excepto las relacionadas con el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos haya solicitado). Le proporcionaremos una lista global al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable, con base en el costo, si solicita otra en un plazo de 12 meses.
  • Obtener una copia del presente Aviso
    • Puede solicitar una copia física del presente Aviso en cualquier momento, incluso si acordó recibir el Aviso de forma electrónica. 
  • Elegir un representante que actúe por usted
    • Si otorgó un poder médico a un representante o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer los derechos de usted y tomar decisiones sobre su PHI.
    • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta facultad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.
  • Presentar una queja si considera que se violaron sus derechos
    • Puede reclamar si cree que violamos sus derechos comunicándose con nosotros a través de la información que se indica a continuación.
    • Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
  • No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

5. SUS OPCIONES

Para cierta PHI, usted nos puede indicar sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre la manera en que compartirnos su PHI, nos puede informar lo que desea que hagamos e intentaremos seguir sus instrucciones.

En estos casos, tiene tanto el derecho como la opción de indicarnos lo siguiente:

  • compartir la información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención médica;
  • compartir la información en caso de ayuda para desastres; o
  • incluir su información en un directorio.

En caso de que no pueda decirnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente, podemos proceder a compartir su PHI si consideramos que es lo mejor para usted. Asimismo, es posible que compartamos su PHI cuando sea necesario a fin de mitigar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

6. NUESTRAS RESPONSABILIDADES

  • La ley nos exige conservar la privacidad y la seguridad de su PHI. 
  • La ley nos exige notificarle en caso de una violación a una PHI sin protección.
  • Debemos seguir las prácticas de deberes y privacidad descritas en el presente Aviso y proporcionarle una copia del mismo.
  • No usaremos ni compartiremos su PHI para otros fines distintos a los descritos en el presente, a menos que nos autorice hacerlo por escrito. Si nos da su autorización, puede cambiar de parecer en cualquier momento. Infórmenos por escrito si cambia de parecer.

Para obtener más información, visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

7. COMUNÍQUESE CON NOSOTROS

Si tiene alguna pregunta sobre nuestras prácticas de privacidad o sobre el presente Aviso, o si busca ejercer sus derechos como se establecen en el presente, comuníquese con nosotros en:

Color Health, Inc.
Attention: Legal Department
831 Mitten Rd.
Burlingame, CA U.S.A., 94010
Correo electrónico:  support@color.com
Teléfono: 1-650-651-7116; 1-844-352-6567